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Produtividade no trabalho: como potencializar a sua

Carlos da Costa, secretário geral da produtividade e emprego, revelou em recente entrevista ao Estadão que o trabalhador brasileiro tem produtividade média 23% menor que o americano. Uma pesquisa da Workfront, empresa de softwares dos EUA, também já havia apontado que os funcionários passam, no máximo, 39% do expediente trabalhando! Os números não parecem bons para o lado dos brasileiros, não é mesmo?

 

Mas, afinal, o que é produtividade e como ela pode influenciar o nosso dia a dia?

 

O que você entende por aumento de produtividade?

 

Você se considera uma pessoa produtiva? Se não tem certeza, então vamos tirar a dúvida:

 

  • A quantidade de e-mails não lidos na sua caixa de entrada está sempre na casa das dezenas.
  • Você marca reuniões com as mesmas pessoas sobre o mesmo assunto inúmeras vezes. Ou seja, resolve muito pouco ou nada em cada uma.
  • É quase impossível de lembrar onde você deixou determinada informação: e-mail, WhatsApp, bloco de notas, post-its…
  • Suas reuniões nunca terminam dentro do prazo estimado, ou você sempre sai do escritório muito tempo depois do horário.

 

Os exemplos acima são apenas alguns dos sintomas da improdutividade crônica, mas não se preocupe: esse problema tem cura.

 

Primeiro, vamos entender o que é produtividade. Entende-se por produtivo aquele que produziu mais ou com melhores resultados usando menos recursos (como tempo, dinheiro, esforço, etc).

 

A produtividade tem, portanto, relação direta com o conceito de tempo é dinheiro: quanto mais for produzido num menor intervalo, maiores serão os lucros sobre essa produção. O que significa que se você não é uma pessoa produtiva, seja no trabalho ou nos estudos, você está perdendo tempo. E o tempo é um bem extremamente valoroso, e finito.

 

Portanto, uma pessoa produtiva é uma pessoa que sabe usar bem o seu tempo! Simples de entender, não é mesmo? Porém, pode ser um desafio na prática.

 

Como ser mais produtivo?

 

A boa notícia é que para melhorar a sua produtividade, basta aprender a administrar o seu tempo e se organizar. A má notícia é que você provavelmente não gostou da boa notícia.

 

A maioria das pessoas considera a organização uma perda de tempo. Pois é, parar o seu dia tumultuado para organizar toda a sua agenda pode parecer uma verdadeira inconveniência. E, a curto prazo, você vai questionar a sua necessidade mesmo. Porém, a longo prazo, você vai agradecer pelos minutos que gastou organizando o seu dia.

 

Fica difícil enxergar os benefícios de se organizar até que você possa vivê-los. Para aqueles que já testaram as duas maneiras de levar o dia a dia, eles são claros.

 

Pessoas organizadas são mais produtivas: elas estão preparadas para realizar suas tarefas. Ao saber quais tarefas devem ser realizadas no seu dia e quanto tempo levará para terminá-las, você é capaz de agendar seus compromissos de maneira consciente e de se preparar para reuniões.

 

O intuito da organização é exatamente que você comece sua manhã com uma lista de tarefas que possa ser realizada dentro do seu horário. Além de sobrar tempo para o coffee break, você não precisa se descabelar tentando lembrar de suas prioridades!

 

Dicas de produtividade

 

É hora de colocar o discurso em prática! Siga estas dicas para potencializar a sua produtividade:

 

  1. Controle melhor o seu tempo

 

A parte mais importante de um dia a dia mais produtivo é o controle do tempo. Ao estabelecer um horário e uma determinada quantidade de tempo para realizar suas tarefas, é muito mais provável que você consiga finalizá-las dentro do prazo.

 

Além disso, ao saber exatamente quanto tempo você precisará para realizar suas tarefas, fica mais fácil estabelecer prazos realistas!

 

  1. Realize suas reuniões em pé

 

Pode até parecer loucura, mas funciona! Quando você se encontra numa posição confortável, é muito mais provável que jogue conversa fora. O desconforto de uma reunião em que os participantes não podem se sentar força-os a realizá-la de maneira mais objetiva.

 

  1. Tire um tempo do dia para gerir seus e-mails

 

Encontre algum tempo todos os dias para que você foque apenas em esvaziar a sua caixa de entrada. Resolva tudo assim que possível, pois deixar para amanhã resulta em um acúmulo de e-mails intimidante e atrasos.

 

  1. Estabeleça metas de acordo com suas prioridades

 

Ao preparar a agenda para o seu dia, organize os seus afazeres em ordem de prioridade. Dessa maneira, caso surja uma demanda urgente, você é capaz de reconhecer o que pode ser realizado em um outro momento para dar prioridade à nova demanda.

 

Estabelecer metas deve sempre ser feito de acordo com suas prioridades para evitar atrasos.

 

  1. Elimine as distrações

 

Descubra o método de trabalho que alimenta o seu foco, e elimine tudo que o atrapalhar. Se ouvir música o mantém concentrado, vá em frente, mas lembre-se de usar fones de ouvido para não atrapalhar os outros. Se ouvir música o desconcentra, evite fazê-lo em horários produtivos. O mesmo vale para a caixa de e-mail, websites de notícias, youtube e outras fontes de procrastinação.

 

  1. Aprenda a dizer não

 

Com uma gestão adequada do tempo, você fica mais preparado para dizer não. Afinal, ao saber exatamente quanto tempo é preciso para realizar uma tarefa, fica mais fácil dizer quando você disponibilizará desse tempo.

 

  1. Utilize ferramentas de produtividade

 

Há inúmeras ferramentas de produtividade para escolher de acordo com suas necessidades. Desde a Técnica Pomodoro até aplicativos de listas de tarefas para celular como o Wunderlist. Basta fazer uma rápida pesquisa no Google e escolher quais fazem mais sentido para você!

 

O hábito de ser produtivo deve ser mantido

 

A princípio, manter o hábito de se organizar vai parecer inconveniente, mas logo, logo você colherá seus frutos! O importante é seguir em frente e melhorar sua produtividade. Afinal, você quer ficar ou não quer ter uma produtividade acima da média?

 

E aí, quais são as suas técnicas ou ferramentas de produtividade favoritas?

 

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