Como fazer uma planilha de gastos [passo a passo]

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Como fazer uma planilha de gastos [passo a passo]

Você sabe no que está gastando seu dinheiro? A maioria das pessoas diria que sim, mas não saberia detalhar sua resposta. Poucos são aqueles que fazem um bom controle de suas finanças e sabem apontar exatamente no que estão gastando seu dinheiro. Sem esse controle por rubrica de gastos (alimentação, aluguel, luz, educação, lazer, etc), é impossível fazer um planejamento financeiro adequado. Por isso precisamos conversar sobre uma ferramenta fundamental para o controle de finanças: a planilha de gastos.

 

O que é uma planilha de gastos?

 

A planilha de gastos é um documento de controle que tipicamente apresenta o seu histórico de gastos mensal. Ela possibilita tanto o controle sobre todos os gastos realizados nesse período, quanto a realização de estimativas para o futuro.

 

Ao colocar os números na ponta do lápis, é possível dizer com exatidão quanto você está gastando com cada rubrica. Assim fica mais fácil prever gastos e decidir como cortar custos para poupar dinheiro a fim de realizar outros investimentos.

 

Construindo a sua planilha

 

Passo 1

 

Para começar é preciso definir a ferramenta de sua preferência. O Excel costuma ser utilizado para esse fim. O Google Drive é uma opção interessante pois, além de apresentar muitas das funcionalidades do Excel, armazena a sua planilha na nuvem, possibilitando o seu acesso a partir de qualquer computador ou celular.

 

Passo 2

 

O ponto de partida consiste na definição das rubricas de gastos que pretendemos utilizar para organizar e registrar os dados. Ou seja, em quais categorias vamos alocar todos os gastos (alimentação, aluguel, luz, educação, lazer, etc). Após a definição, as rubricas deverão ser discriminadas na primeira coluna da planilha. Elas podem ser tão detalhadas ou tão genéricas quanto você quiser, dependendo apenas das suas necessidades.

Passo 3

 

Com as rubricas de controle definidas, a próxima etapa é definir o período que desejamos começar a controlar os gastos. Recomenda-se que este período seja um ano completo, começando por Janeiro e terminando em Dezembro. Assim, a análise dos gastos terá um universo de tempo capaz de indicar áreas de melhoria para o próximo período.

 

Assim sendo, na primeira linha da planilha (a partir da segunda coluna) devem ser destacados os meses. Primeiramente será feita uma estimativa de seus valores, para que depois os gastos reais sejam registados mês a mês, para fins de controle.

 

Lembre-se de incluir também uma coluna para o total de gastos por rubrica e uma linha para o total de gastos por mês.

 

 

Nota: É muito importante que a planilha criada seja salva identificando o ano de referência para facilitar o acesso para análises históricas.

 

Passo 4

 

Após estabelecidos as rubricas e o período desejado para o controle, é preciso definir um mês ou um período (média de gastos reais) que servirá de ponto de partida para estimar os gastos para o período desejado.

 

O próximo passo é levantar todos os gastos incorridos naquele mês ou período com muita acuidade, a fim de proporcionar estimativas mais exatas.

 

Finalizado o levantamento, os valores deverão ser registrados na segunda coluna da planilha denominada Histórico.

Passo 5

 

Nesta etapa você pode fazer projeções de gastos para o período determinado.

 

Após finalizadas as estimativas, as despesas ou gastos precisam ser controlados no dia a dia. Ao final do mês, os dados dos gastos reais incorridos devem ser apresentados em sua respectiva coluna.

 

É importante analisar os gastos reais contra a estimativas anteriores. Se houve desvios importantes em alguma rubrica, será necessário revisitar as estimativas futuras para manter os valores sempre atualizados de maneira realista.

 

Por fim, recomenda-se que seja incluída uma coluna final na planilha, depois do total anual, para registrar uma análise vertical. Em outras palavras, nessa coluna seria calculado o percentual de gastos de cada rubrica em relação ao gasto total. Essa análise permite que oportunidades de redução de gastos sejam identificadas.

 

O orçamento é fundamental para disciplinar nosso comportamento em relação aos gastos

 

  • Conhecer receitas com exatidão.
  • Os gastos totais não podem ficar acima das receitas.
  • Se um valor orçado em uma rubrica é extrapolado por um gasto real, é necessário que a diferença seja compensada em outra rubrica para que o orçamento não seja ultrapassado.
  • As anomalias identificadas entre o orçado e o real devem ser analisadas a fim de identificar desperdícios. Desse modo, podem ser ajustadas para os meses seguintes.

 

Fazendo essa análise, conseguimos enxergar como estamos consumindo nossos ganhos e nos conscientizarmos sobre potenciais desperdícios.

 

E aí, o que achou? Vai começar a controlar os seus gastos também?

 

 

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